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會議室/教室內布置應大方而簡樸，能逼真地反映現場人物和會議環境，使與會者有臨場感、一體感以達到視覺、語言交流的良好效果。
遠程會議室/教室中傳送的圖像包括人物、景物、圖表、文字等，應清晰可辨。
遠程會議室/教室內應保持事宜的溫度、濕度、空氣流通度，使與會者感到舒適、自然。
一、會議室布局要求
為了確保圖像的觀看效果和防止顏色對人物攝像產生的“奪目”或“反光”效果，背景墻應采取單一均勻的淺顏色，而會議室其它墻壁、桌布、地毯、天花板等應與背景墻相匹配，背景墻不宜使用畫幅。建議桌椅及墻壁采用淺駝色或淺青藍色。椅子不宜采用沙發式，也不宜采用高靠背，避免擋住后面的與會者。
影響畫面質量的一大因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調，這兩種顏色對人體將產生“反光”及“奪光”的不良效應。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調較為適宜，如墻壁四周米黃色，淺綠，桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。對攝像背景（被攝人物背后的墻）不宜掛有山水畫等景物，否則將增加攝像對象的信息量，不利于圖像質量的提高。
二、會議室聲學要求
為保證聲音絕緣與吸聲效果，室內鋪有地毯、天花板、四周墻壁內都裝有隔音毯，窗戶應采用雙層玻璃，進出門應考慮隔音裝置。同時吸聲不要過量，避免聲音干澀。
根據聲學技術要求，一定容積的會議室有一定混響時間的要求。一般來說，混響的時間過短，則聲音枯燥發干；混音時間過長，聲音又混淆不清。因此，不同的會議室都有其最佳的混響時間，如混響時間合適則能美化發言人的聲音，掩蓋噪聲，增加會議的效果。揚聲器的布置應使會議室得到均勻的聲場，且能防止聲音回傳。擴聲系統的功率放大器應采用數個小容量功率放大器集中設置在同一會場的方式，用合理的布線和切換系統，保證會議室在損壞一臺功放時，不造成會場聲音中斷。聲音信號輸入功率放大器之前，應采用均衡器和反饋抑制器進行處理,以提高聲音信號的質量。
一個好的聽音環境的建立，包括建筑聲學和電聲兩個方面的內容，專業音響工程中所指的建聲主要是廳堂的建聲，相同的設備發揮的水平高低不一的原因，一般都是建聲條件的不同。無論多么優良的設備，一旦放在建聲條件惡劣的環境中，肯定不會達到好的結果；而建聲要求還會因為工程的使用要求不同而不同，也會受建筑裝飾質量的影響。建聲條件好的廳堂應該是混響合理，聲音擴散性好，沒有聲聚焦、沒有可聞的振動噪聲、沒有聲陰影、沒有聲駐波等等；建聲的要求不能單方面由音響設計人員進行，它需要建筑裝飾技術人員的有力配合。
功能廳的特殊用途，聲音既要清晰又要豐滿。聲波在室內的傳播，可分為直達聲與反射聲，當聲音在室內多次反射后，就形成了混響聲。合適的混響時間能使聲音變得宏亮、圓潤。對音樂信號來說，最佳的混響時間能使音樂變得融洽和諧，動聽悅耳。如果混響時間過長，好比在封閉的長廊內講話，聲音就會變得模糊不清，使清晰度下降；若混響時間過短，如在室外唱歌或演奏，則聲音會變得干巴無力，呆板單調。房間要取得良好的音響效果，必須對室內的混響時間進行協調處理。多功能廳應以語言的清晰度，可懂度為主，并確保學生坐席處有足夠的響度，混響時間為1.2秒，對應功放的高音應提升些，低音應減少些。
會議室燈光要求。
視頻會議室的燈光設計對于獲得滿意的視覺效果是一個很關鍵的因素。設計良好的視頻會議室除了可提供參加會議人員舒適的開會環境外，更可以實現較好的臨場感，提高視頻會議的效果。視頻會議與普通會議不同，因為使用攝像裝置，會議室的燈光、色彩、背景等對視頻圖像的質量影響非常大。
三、會議室燈光設計要求
（1）照度：燈光照度是視頻會議室的一個基本的必要條件，由于電視會議召開時間具有隨機性，故室內應用人工冷光源，避免自然光。會議室的門窗需用深色窗簾遮擋，光源對人眼視覺無不良影響，選擇三基色燈較為適宜。照度要求規定如下：
A）為了確保正確的圖像色調及攝像機的自平衡，規定照射在與會者臉部的光是均勻的，照度應不低于500lux。監視器、投影電視附近的照度為50-80lux，應避免直射光。
B）燈光的方向比燈光的強度更為重要，為燈光安裝漫射透鏡，可以使光照充分漫射，使與會者臉上有均勻光照。
（2）安裝位置要求：三基色燈一般安裝在會議室天花板上，要在天花板上安裝L型框架，燈管安裝在L型框架拐角處，使燈光不直接照射到物體及與會者，而依靠天花板對燈光的反射、散射照亮會議室。
除了上述兩點，為了達到更好效果，還需注意：
A）避免陽光直射到物體、背景及鏡頭上，這會導致刺眼的強對比情況。
B）光線弱時建議采用輔助燈光，但要避免直射。
C）使用輔助燈光，建議使用日光型燈光，禁止使用彩燈，避免使用頻閃光源。
D）避免從頂部或窗外來的頂光、側光直接照射，此種照射會直接導致陰影。
E）建議使用間接光源或從平整的墻體反射的較為柔和的光線。
（3）布局原則：保證攝像效果以達到再現清晰圖像的目的。
四、布局要求：
A）為了防止顏色對人物攝像產生的奪光和反光效應，背景墻應進行單獨設計，最好采用均勻的淺顏色，通常多采用米色或灰色，不宜使用畫幅，禁止使用強烈對比的混亂色彩，以方便攝像機鏡頭光圈設置。
B）房間的其他三面墻壁、地板、天花板等均應與背景墻的顏色相匹配，忌用黑或鮮艷色彩的飽和色，通常采用淺藍色、淺灰色等。每面墻都不適宜用復雜的圖案或掛復雜的畫幅，以免攝像機移動或變焦時圖像產生模糊現象，同時增加編碼開銷。最好將窗戶密封或者安裝茶色玻璃，也可以掛厚布窗簾以防止陽光直射設備。
C）攝像機鏡頭不應對準門口，若把門口作為背景，人員進出將使攝像鏡頭對攝像目標背后光源曝光。
D）會議桌：會議桌布置采用排式較好。同時，為減少面部陰影，會議桌建議采用淺色桌面或桌布。
五、會議室供電系統要求：
為了保證會議室供電系統的安全可靠，以減少經電源途徑帶來的電氣串擾，應采用三套供電系統。一套供電系統作為會議室照明用電；第二套供電系統作為整個終端設備、控制室設備的供電、并采用不中斷電源系統（UPS）；第三套供電系統用于空調的設備的供電。
接地是電源系統中比較重要的問題。控制室或機房、會議室所需的地線，宜在控制室或機房設置的接地匯流排上引接。如果是單獨設置接地體，接地電阻不應大于4歐姆；設置單獨接地體有困難時，也可與其它接地系統合用接地體，接地電阻不應大于0.3歐姆。
多媒體會議室項目它是一門結合了編解碼、攝影、燈光、音響、網絡、弱電、強電等技術于一身的綜合性高科技技術項目。因此，即使選用了高端的視頻會議終端設備，如果沒有一個好的、穩定的運行環境，也不能實現好的視頻效果。
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